‘정리를 잘해야 일도 잘한다!’
두 배의 업무 성과를 내는 정리ㆍ수납 노하우 |
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책상 앞에 오래 있다고 공부를 잘하는 건 아니듯이 일하는 데 들이는 시간이 긴만큼 일을 잘하는 건 아니다. 오히려 반대인 경우가 많다. 일하는 데 오랜 시간이 걸린다는 것은 일을 효율적으로 하지 못하고 있다는 것이며, 이는 곧 일하는 방법을 모른다는 것이기 때문이다.
[일 잘하는 사람의 정리습관]의 저자 시노즈카 다카야에 따르면 성공한 기업인과 직장인은 공통적으로 ‘정리의 달인’이라고 한다. 정리습관을 갖춘 사람은 일을 효율적으로 하는 방법을 알기 때문에 일을 빨리 하고, 남는 시간에 더 많은 일을 해서 결과적으로 주어진 시간 동안 남들보다 높은 성과를 얻는다는 것이다.
[일 잘하는 사람의 정리습관]에서 알려주는 ‘업무 효율성을 높이는 정리ㆍ수납 노하우’를 참고하여 부지런히 정리하고 관리하는 습관을 들여 보자. |
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사고 관리 기존의 습관이 틀렸는지 보고 개선하라
일을 못하는 원인은 정리하지 못한 자신에게 있다. 이런 사람은 어떤 작업에 시간을 빼앗기고 있는지 스스로 알지 못한다. 단순히 주변을 깔끔하게 정리한다고 해서 효율적으로 일할 수 있는 것은 아니다. 바인더, 책꽃이, 철, 서랍, 소도구, 빵빵한 가방, 그룹별 부서나 그룹별로 나눈 이메일의 폴더나 전화번호 수첩 등등. 이런 것을 즐기는 사람이라면 업무의 효율화를 망각한 ‘정리의 함정’에 빠지기 쉬운 상태다. 정리의 가장 큰 목적은 좀 더 빠르게 작업을 완료해 업무의 성과를 높이는 것이다. ‘나는 지금 무엇을 위해 정리를 하고 있는가?’ 를 항상 생각하여 효율적인 업무 환경을 만들어 보자.
책상 관리 주변 그리고 내 근처에 있는 것부터 정리하라
책상을 정리하는 목적은 ‘물건을 찾는 데 낭비하는 시간을 최대한 줄이기 위함’이다. 이런 책상 정리에서 가장 중요한 것은 모든 물건을 ‘사용 빈도’에 따라 분류하는 것이다. ‘자주 사용하는 물건일수록 가까운 곳에, 그다지 쓰지 않는 물건일수록 먼 곳에’ 둔다는 것을 기본으로 한다.
일반적으로 정리정돈에서 정리는 버리는 것을 포함한다. 정돈이란 필요한 물건이 제자리에 정위치 함을 의미한다. 따라서 필요하지도 않은 물건이 여기저기 방치 되어 있음은 정리가 되지 않은 것을 말하고, 필요한 물건을 매번 찾아 해매는 것은 정돈이 되지 않은 것이다.
버려야 채울 수 있다. 2016년 동안 너무 바빠서, 혹은 다음에 꼭 필요할 것 같아서 쌓아둔 물건들을 모두 꺼내서 정리를 해 보는 것은 어떨까? |
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| [책상 정리의 구조화] |
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| A 책상위 |
매일 사용하는 물건을 놓는다.
- 필기도구, 전화, 컴퓨터, 모니터, 키보드 등 |
| B 윗서랍 |
일주일에 세 번 이상 사용하는 작은 물건을 넣는다.
-포스트잇, 인감도장, 셀로판테이프, 스테이플러, 명함 등 |
| C 가운뎃서랍 |
2주에 한번 이상 사용하는 물건이나 큰 물건을 넣는다.
-영업 자료, 각종 메뉴얼, 명함 파일 등 |
| D 아랫서랍 |
한달에 한번 이상 사용하는 물건, 종이로 보존해야 하는 것, 재현이 불가능하며 데이터로 보전할 수 없는 것을 넣는다
- 회사의 사규집, 판촉용 상품 등 |
| E 발밑 |
임시 휴지통을 놓고 버릴지 놔둘지 판단이 안 되는 물건을 넣는다. |
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| 업무 시간은 줄이고 성과는 올리는 업무 노하우 |
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▶업무는 일단 어중간한 상태인 80% 수준으로 끝낸다
여기서 80% 상태의 업무라는 것은 어디까지나 자기 채점에 불과하다. 내가 100%라고 생각하든 80%라고 생각하든 다른 사람이 그것을 나와 똑같은 눈으로 판단할지는 알 수 없다. 내 업무를 평가하는 사람은 상사나 클라이언트, 사용자다. 그렇기 때문에 자기 채점에 불과한 완성도를 과도하게 추구하는 것은 오히려 시간 낭비를 가져오는 원인이 된다.
▶ 중간보고로 업무의 정확도를 높인다
업무의 정확도를 높이려면 상사나 클라이언트에게 업무의 중간보고를 하고 조언을 받도록 한다. 조언을 참고삼아 업무를 더욱 다듬어 완성해 나가면 빠르게 100%에 도달할 수 있고, 중간 보고 전의 80% 상태의 업무 수준도 어느 정도인지를 가늠하기 쉬워진다.
▶ 5분 이내 할 수 있는 일부터 끝낸다
전화 연락이나 이메일 또는 팩스의 확인, 답신 작업, 사무 서류를 작성해 제출하는 일 등은 5분 이내에 할 수 있는 일이다. 이런 일은 들어온 순간 끝낸다는 규칙을 세워 지키면 정신없이 바쁜 상태가 사라질 것이다.
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내용 출처: [일 잘하는 사람의 정리습관] 시노즈카 다카야 지음 | 미래지식 |
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| 자주 오고 싶고 오래 있고 싶은 지국을 위한 정리정돈 TIP |
지국장
지국을 운영하는 지국장의 입장에서 지국의 정리정돈은 매우 중요하다. 그것은 지국의 공기와도 같아서 지국의 분위기를 좌우한다. 면접을 온 교사가 아늑함을 느낄 수 있는 환경, 조금 일찍 마친 교사가 바로 집에 가지 않고 귀사하고 싶은 환경... 아마도 모든 지국장이 만들고 싶은 환경일 것이다.
이런 지국 만들기를 위한 정리정돈 방법을 공개한다.
1. 교재, 부록 등은 입고되는 날을 기준으로 24시간 이내에 밴딩 된 끈을 제거하여 제자리로 가야 한다. 이렇게 하지 않으면 지국의 여러 곳에서 노란 밴딩 끈이 팔을 벌리고 춤을 추고 있는 모습을 보게 된다.
2. 교사들이 필요한 행정 서류와 부록, 공책 등은 한곳에 종류별로 정렬되어야 한다. 이렇게 하지 않으면 교사들이 여기 저기 돌아다니며 이것저것 찾아야하고 어지럽혀진다. 어지럽혀지면 ‘깨진 유리창의 법칙’처럼 교사들은 어지럽힌 환경에 익숙해지고 익숙해지면 더 어지럽힌다.
3. 교사들이 필요한 참고 견본교재와 팸플릿, 교안 등은 한곳에 모여 있어야 한다. 또한 자료를 목록화 하여 A4 한 장에 정리해 찾기 쉬워야 한다. 물론 장원에듀 등에 가면 교안 및 지침서가 있지만 바로바로 꺼내 손으로 만지며 볼 수 있는 참고 자료는 즉시 도움을 주므로 반드시 필요하다.
4. 공책 및 브로마이드는 각을 잡아 유형별로 보관해야 한다. 지국마다 방식은 다르지만 교사들이 찾기 쉽고 보기에도 좋게 매일매일 지국장의 손이 가야 하는 부분이다.
5. 지국 공용 문구함을 마련한다. 풀, 자, 스테입플러, 네임펜 등등이 따로 굴러다니지 않도록 상자를 구해 [공용문구함]이라고 라벨을 붙이고 주기적으로 소모품을 채워야 선생님들이 업무를 하기가 편리하다.
6. 화장실의 청결, 향기, 아늑함은 매우 중요하다. 면접 전에 긴장하여 화장실에 들른 면접자, 면접 보고 할까말까 고민하며 인사하고 화장실에 들른 면접자, 내일 그만둔다고 말해야지 마음먹은 교사, 서로 싸우고 흥분 가라앉히려 화장실로 뛰어간 교사도 화장실의 과도한 청결, 마음의 안정을 주는 향기, 편안함과 안전함이 느껴지는 아늑함과 그럴싸하게 위로가 되는 벽에 걸린 [이달의 명언]에 마음을 바꿀 수 있다. 즉 화장실은 지국장의 비밀병기이자 숨은 일꾼이다. 그래서 화장실은 깨끗함을 넘어 그곳에서 밥도 먹을 수 있을 정도가 되어야 한다. |
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팀장
교사는 팀장을 보고 배운다. 팀장의 자리가 정리정돈이 되어 있지 않으면 교사도 따라한다. 마치 그것이 열심히 일하는 사람의 본보기인 것처럼.하지만 책상 주변이 어지러우면 교사들에게 그때그때 필요한 도움을 주지 못한다. 도움을 주지 못하는 팀장은 교사들이 따르지 않게 되고 교사들이 따르지 않는 팀장은 팀 운영이 힘들어 진다. 그리하여 결국 선임 교사의 역할에만 머물고 만다.
1. 주 1회 버리는 날을 정해 모든 서랍과 책상 위, 아래, 옆의 물건을 버린다. 중요한 메모는 휴대폰으로 사진을 찍고 버린다. 철지난 팸플릿도 과감히 버려야 한다.
2. 판촉물은 해당 시즌에 소모 시켜야 한다. 남겨 두었다가 다음에 써야지 하는 생각은 자리를 더 복잡하게 할 뿐이다.
3. 신입교사 교육내용은 매뉴얼화 해서 바인더에 정리한다. 신입교사가 올 때마다 준비된 교육을 할 수 있게 해준다.
4. 바인더 2개에 1개는 규정(상훈, 사업부제규정, 사업계획서... ) 1개는 공문(기획건 등등)을 정리한다. 바로바로 확인하며 교사들에게 안내, 공지를 해야 업무의 누수가 사라진다. |
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